Que sont les documents commerciaux ?
Les documents commerciaux sont les fichiers que vous souhaitez transmettre systématiquement avec vos devis : conditions générales de vente, fiches techniques, certificats, documents de marque, ou tout autre justificatif utile.
Une fois configurés, ces documents sont joints automatiquement à l'email d'envoi du devis. Vous n'avez plus besoin de les ajouter manuellement à chaque envoi.
Types de pièces jointes
Vous pouvez définir deux comportements pour chaque document :
- Document général : joint à tous vos devis, quels que soient les diagnostics demandés.
- Document lié à un diagnostic : joint uniquement lorsque le diagnostic correspondant figure dans le devis.
Par exemple, une fiche explicative sur le DPE peut être jointe uniquement aux devis contenant un diagnostic DPE.
Ajouter un document commercial
Allez dans Mon compte, puis dans les réglages de votre entreprise.
Ouvrez la section Documents commerciaux.
Cliquez sur Ajouter un document.
Donnez un nom clair au document : ce nom est visible en interne.
Téléversez le fichier au format PDF.
Choisissez le mode de rattachement : tous les devis, ou uniquement les devis contenant un diagnostic précis.
Si vous choisissez un diagnostic précis, sélectionnez-le dans la liste.
Enregistrez le document.
Organiser vos documents
Vous pouvez ajouter autant de documents que nécessaire. Chaque document dispose d'un ordre d'affichage que vous pouvez modifier pour choisir l'ordre des pièces jointes dans l'email.
Pour retirer un document de vos envois futurs, vous pouvez le supprimer ou le désactiver à tout moment. Les devis déjà envoyés ne sont pas modifiés.
Cas d'usage courants
Conditions générales de vente : document général joint à chaque devis.
Fiche technique DPE : jointe uniquement aux devis incluant un DPE.
Attestation assurance : document général rassurant pour le donneur d'ordre.
Guide du diagnostic : document lié à un type de diagnostic précis.
Questions fréquentes
Quels formats sont acceptés ? Le format PDF est recommandé pour garantir une lecture correcte sur tous les appareils.
Les documents apparaissent-ils dans le PDF du devis ? Non, ils sont envoyés en pièces jointes de l'email de devis.
Le client peut-il consulter les documents sans ouvrir l'email ? Oui, il les retrouve également dans son espace client, rattachés au devis.
Puis-je modifier un document après l'envoi d'un devis ? Vous pouvez modifier le document pour les futurs devis ; les devis déjà envoyés conservent la version transmise à l'origine.