À quoi sert la relance automatique ?
Un devis envoyé reste parfois sans réponse : le client hésite, oublie, compare. La relance automatique lui renvoie un rappel par email, jusqu'à trois fois, sans que vous ayez à y penser.
Elle s'arrête d'elle-même dès que le client signe, répond ou qu'un rendez-vous est fixé.
Activer la relance
- Cliquez sur votre prénom en haut à droite, puis sur Automatisations
- Ouvrez l'automatisation Relance des devis non signés
- Choisissez vos délais de relance et les dossiers concernés
- Activez l'interrupteur, puis cliquez sur Enregistrer
Seuls les devis envoyés après l'activation sont relancés.
Les réglages
- Relances : jusqu'à trois délais, comptés depuis le dernier envoi du devis, parmi 1, 2, 3, 5, 7 ou 10 jours. Par défaut : 2, 5 et 10 jours.
- Dossiers concernés : tous les devis, ou seulement ceux dont le donneur d'ordre n'est pas un intermédiaire (agence, notaire, syndic…).
- Modèles : l'aperçu des trois emails de relance. Leur texte est fixe.
Chaque relance part en réponse à l'email du devis, au même destinataire, avec l'objet « Re: » suivi de celui du devis.
Quand les relances partent-elles ?
Les relances partent du lundi au vendredi, à 10 h. Une relance qui tomberait un week-end part le lundi. Au-delà de 30 jours après le dernier envoi du devis, plus aucune relance n'est envoyée.
Sont concernés les devis non signés, sans date d'intervention, au statut À contacter, Devis envoyé, Relancé ou Opportunité.
Quand la relance s'arrête-t-elle ?
- Le devis est signé
- Une date d'intervention est fixée
- Un email du client arrive sur le dossier (les réponses automatiques, comme un message d'absence, ne comptent pas)
- Vous renvoyez le devis
- Le dossier est archivé ou change de statut
- Vous désactivez la relance sur le dossier
Suivre la relance d'un dossier
Dans la carte Devis du dossier, le bouton cloche Relances du devis indique l'état : Activées, Désactivées, Terminées ou Arrêtées. Il détaille les relances envoyées et la date de la prochaine.
Le même bouton permet de Désactiver les relances pour ce dossier seulement, puis de les réactiver.
Bon à savoir
- Chaque relance fait avancer le statut du dossier (Relancé), sans jamais le faire reculer.
- Si vous quittez Joole Max, la relance est désactivée. À votre retour, réactivez-la vous-même depuis la page Automatisations.