À quoi sert le calendrier ?
Le calendrier réunit vos missions et vos autres rendez-vous : rendez-vous commerciaux, temps personnel, absences. Toute l'équipe voit qui est disponible, et quand.
Ouvrez-le avec le bouton Calendrier en haut de votre écran.
Naviguer dans le calendrier
Sur ordinateur
Le calendrier affiche une semaine, du lundi au dimanche. Les flèches changent de semaine et le bouton Aujourd'hui vous ramène à la semaine en cours.
Sur mobile
Le calendrier s'ouvre en plein écran, sur la journée en cours. Le menu d'affichage propose trois vues :
- Jour : une journée
- Semaine : trois jours côte à côte
- Mois : le mois entier, avec la liste du jour touché en dessous
Faites glisser le doigt de haut en bas pour parcourir les heures, et de côté pour passer au jour suivant (ou aux trois jours suivants en vue Semaine). Touchez le mois en haut de l'écran pour ouvrir la vue Mois.
En équipe
Dès que vous êtes plusieurs, deux menus apparaissent :
- Couleur des missions : par technicien, ou par statut de la mission
- Personne : toute l'équipe, un membre, ou les missions non assignées
Les éléments qui ont lieu en même temps s'affichent tous côte à côte.
Consulter une mission
Cliquez sur une mission pour ouvrir son aperçu : date, durée, propriétaire, bien, diagnostics et technicien assigné. Vous pouvez y modifier la durée de la visite et le technicien, ou envoyer la mission dans Liciel.
Sur mobile, deux boutons permettent d'appeler le client ou de lui envoyer un SMS, par exemple pour le prévenir d'un retard. Le bouton Voir le dossier ouvre le dossier complet.
Une mission se déplace depuis son dossier, jamais en la faisant glisser : changer sa date prévient le client. Voir Fixer un rendez-vous.
Ajouter un événement
Trois types d'événements s'ajoutent à vos missions :
- Rendez-vous : une rencontre avec un client, un partenaire, un fournisseur
- Personnel : un moment pour vous, dont le contenu reste privé
- Absence : congés, formation, arrêt, affichée hachurée
Pour en créer un :
- Sur ordinateur : cliquez sur Nouvel événement, sur un créneau libre, ou tracez la plage à la souris sur la grille
- Sur mobile : touchez le bouton + ou un créneau libre (une heure est proposée). Pour tracer une plage précise, gardez le doigt appuyé un instant, puis faites-le glisser : la plage avance par quarts d'heure
Remplir l'événement
- Saisissez un titre et choisissez le type
- Réglez la date et les heures de début et de fin, ou cochez Journée entière
- Choisissez une répétition si besoin : tous les jours, toutes les semaines (avec les jours voulus) ou tous les mois, éventuellement jusqu'à une date
- Ajoutez les participants : vous êtes proposé par défaut, et vous pouvez ajouter n'importe quel membre de l'équipe
- Ajoutez une adresse si besoin
- Choisissez Détails visibles ou Détails masqués, puis cliquez sur Enregistrer
La couleur se règle toute seule : celle du technicien quand un seul participant réalise des missions, du gris sinon. Le type d'événement se reconnaît à son icône.
Les événements privés
Avec Détails masqués, le titre et l'adresse ne sont visibles que de vous et des participants. Les autres membres, administrateurs compris, voient seulement un créneau gris « Occupé », avec un cadenas.
Le type Personnel choisit d'office Détails masqués. Vous pouvez changer ce réglage à tout moment.
Modifier ou supprimer un événement
Cliquez sur l'événement, puis sur Modifier ou Supprimer.
Pour un événement qui se répète, Joole vous demande s'il s'agit de Cet événement seulement ou de Toute la série. Toute la série s'applique à partir d'aujourd'hui : les occurrences passées restent telles quelles.
Bon à savoir
- Tout membre de l'équipe peut créer un événement, pour lui ou pour un collègue.
- Un responsable d'équipe peut supprimer un événement privé sans en voir le contenu.
- Un événement qui se répète doit tenir sur une seule journée.
- Pour retrouver vos missions dans Google Agenda ou Outlook, voir Connecter votre calendrier (Google ou Outlook).