Fixer une date d'intervention et notifier le client
Comment fixer un rendez-vous ?
Joole vous permet de fixer un rendez-vous pour chaque mission, que le client ait ou non proposé des créneaux en ligne au préalable.
Cas 1 : Le client a proposé des créneaux
Lorsqu'un client passe par votre profil public ou son espace client, il peut sélectionner des créneaux de disponibilité pour vous demander un rendez-vous. Ces créneaux apparaissent dans la fiche de la demande, dans la section Créneaux souhaités.
Vous pouvez alors :
Consulter les créneaux proposés par le client
Choisir la date et l'heure qui vous conviennent le mieux
Sélectionner cette date dans le champ "Date d'intervention"
La date est sauvegardée et le rendez-vous apparaît dans votre calendrier.
Attention: à cette étape, le client n'est pas encore notifié que le créneau a été fixé. Il faut lui envoyer la confirmation (voir étape d'envoi de la confirmation par email).
Cas 2 : Le client n'a pas proposé de créneaux
Pour les cas où le rendez-vous est fixé sans que le client passe par la sélection de disponibilités en ligne (lorsque le rendez-vous est décidé par téléphone par exemple), vous fixez directement le rendez-vous:
Dans la fiche de la demande, repérez le champ Date d'intervention
Cliquez sur le sélecteur de date
Choisissez la date et l'heure de l'intervention
La date est sauvegardée et le rendez-vous apparaît dans votre calendrier.
Attention: à cette étape, le client n'est pas encore notifié que le créneau a été fixé. Il faut lui envoyer la confirmation (voir étape d'envoi de la confirmation par email).
Sélection du technicien
Si plusieurs techniciens sont configurés dans "Mon compte": vous devez sélectionner à cette étape quel technicien effectuera la mission (afin que ses coordonnées puissent être partagées au client).
Si vous êtes le seul technicien configuré dans "Mon compte": le champ de sélection du technicien n'apparait pas, puisqu'il n'y a qu'un seul choix possible.
Envoyer la confirmation par email
Une fois la date fixée, vous pouvez envoyer un email de confirmation de rendez-vous au client :
Cliquez sur le bouton bleu Envoyer confirmation (juste à coté de la date d'intervention)
L'éditeur d'email s'ouvre avec un message pré-rempli contenant :
La date et l'heure du rendez-vous
L'adresse de l'intervention
Les coordonnées du technicien
Les documents à prévoir
Un bouton pour accéder à l'espace client permettant de modifier des informations et d'ajouter des documents.
Vous pouvez modifier le contenu si nécessaire
Cliquez sur Envoyer
Le client reçoit l'email de confirmation avec toutes les informations pratiques. Un crochet vert ✓ apparaît à côté du bouton pour confirmer que l'email a bien été envoyé.
Le calendrier
Tous vos rendez-vous fixés sont visibles dans le Calendrier accessible depuis le menu de navigation.