À quoi sert cette automatisation ?
La relance automatique des impayés vous évite de courir après vos clients quand une facture n'est pas réglée à temps. Joole détecte chaque jour les factures dont la date d'échéance est dépassée et envoie automatiquement un email de relance à votre client, avec la facture PDF en pièce jointe.
Vous gardez ainsi du temps pour vos diagnostics, et vos relances partent toujours au bon moment, même les jours où vous êtes sur le terrain.
Prérequis
- Avoir activé la facturation Stripe dans Joole (l'automatisation ne fonctionne qu'avec les factures émises via Stripe)
- Que vos factures aient bien une date d'échéance renseignée (c'est cette date qui déclenche la relance)
Activer la relance
- Rendez-vous dans Automatisations depuis la barre de navigation
- Repérez la carte « Relance des impayés »
- Activez l'interrupteur en haut à droite
- Choisissez les délais de relance (par exemple 2, 7 et 30 jours après la date d'échéance)
- Cliquez sur Enregistrer
À partir de ce moment, Joole vérifie chaque matin les factures éligibles et envoie les relances correspondantes.
Choisir les délais de relance
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs délais parmi les suivants : 2, 5, 7, 15, 30 ou 60 jours après la date d'échéance.
Notre recommandation : commencer avec 2, 7 et 30 jours. Cela couvre le simple oubli, la relance ferme et la dernière relance avant action.
Filtrer par type de client
Si vous le souhaitez, vous pouvez restreindre l'envoi des relances aux clients particuliers uniquement. Les agences, notaires et autres professionnels ne recevront alors aucune relance automatique — utile si vous préférez gérer les relances B2B à la main.
Que reçoit votre client ?
L'email envoyé contient :
- Un bandeau rouge « RELANCE IMPAYÉ » bien visible en haut
- Le rappel du montant dû et de la date d'échéance dépassée
- La facture PDF en pièce jointe
- Un lien de paiement Stripe pour régler en un clic
- Votre signature email configurée dans le profil de votre société
Quelles factures sont relancées ?
Une facture est éligible à la relance si :
- Elle est encore impayée (statut « ouverte » côté Stripe)
- Elle n'a pas été marquée comme payée manuellement (par exemple suite à un virement)
- Elle n'a pas été annulée
- Sa date d'échéance correspond exactement à un des délais que vous avez choisis
Une facture déjà relancée pour un délai donné ne sera jamais relancée deux fois au même délai — pas de risque de spammer votre client.
Suivre les relances envoyées
Chaque relance automatique laisse une trace dans le dossier concerné :
- Une ligne « Relance impayé envoyée (automatisation) » est ajoutée dans les commentaires internes du dossier
- L'email apparaît dans la messagerie du dossier comme un email envoyé classique
Vous pouvez également consulter l'historique global depuis la page Automatisations, qui liste les exécutions quotidiennes et le nombre de relances envoyées.
Désactiver la relance pour un dossier
Si vous souhaitez arrêter les relances sur une facture précise (par exemple en cas d'arrangement avec le client), il vous suffit de la marquer comme payée manuellement ou de l'annuler depuis le dossier. Aucune relance ne sera plus envoyée.